HIUSVIISIKKO skiftede fra en papirkalender til en digital version

Hiusviisikko er en professionel frisørsalon i Vantaa, Finland. Virksomheden har eksisteret i 20 år, og det nuværende team på fem kvinder har arbejdet sammen i 10 år. Hiusviisikko blev første gang introduceret til Book Salon på en udstilling i 2018, før den første service overhovedet var blevet frigivet. Gruppen kunne lide, hvad de hørte om det nye system, og var interesseret i muligheden for også at være med til at udvikle det nye produkt. Gruppen startede med at skifte fra deres papirkalender til den gratis Book Salon-reservationskalender i 2019. Implementeringen foregik i deres eget tempo.

"Først blev der oprettet en digital kalender ved siden af den allerede eksisterende papirkalender. Det betød, at overgangen kunne ske trin for trin." Gruppen siger, at hele processen var nem og logisk.

Hiusviisikko brugte tidligere en meget traditionel opsætning: en papirkalender, et gammeldags kasseapparat og en separat betalingsterminal. De største udfordringer, de havde ved at bruge dette system, var bl.a:

1. Det var besværligt at udarbejde en månedsrapport med den gamle kasse og tog flere timer hver måned.

2. Det separate kasseapparat og den separate betalingsterminal betød ofte tastefejl, da sælger-id'erne skulle indtastes i begge systemer. Korrektioner af kvitteringer skulle ofte foretages i fritiden om søndagen.

3. Kasseregister- og betalingsterminaludbydernes kundeservice var svag i problemsituationer. De måtte ofte vente i dagevis på hjælp.

4. Bestillinger kunne kun foretages pr. telefon, hvilket konstant afbrød arbejdet.

Den største hindring for at gå over til den elektroniske kalender var bekymringen for, at tjenesten ikke ville fungere som ønsket, eller at gruppen ikke ville vide, hvordan den skulle bruges. Her var nogle af deres bekymringer:

• Hvad hvis implementeringen var besværlig, og ingen ville vide, hvordan man bruger den?

  • Book Salon er let at oprette og bruge, og vi hjælper kunden hele vejen igennem. Hvis du nogensinde har oprettet en konto på et socialt medie, vil du opdage, at Book Salon er nemt at bruge.

• Hvad nu, hvis internetforbindelsen bryder sammen, og systemet ikke er tilgængeligt?

  • Book Salon kan bruges på alle enheder, så hvis din bærbare computers web går i stå, kan du nemt skifte over til din telefon.

• Hvad hvis kunderne har foretaget dobbeltbookinger i kalenderen?

  • Book Salon's smarte bookingsystem forhindrer automatisk dobbeltbookinger i kalenderen.

• Hvad nu, hvis kunderne ikke kan bestille tider korrekt online?

  • Med Book Salon kan ydelser og tillægsydelser oprettes pr. medarbejder/iværksætter, og tidspunkterne kan bookes i overensstemmelse hermed.

Set i bakspejlet forstår Hiusviisikko, at deres frygt var stort set ubegrundet. Chat-supporten i Book Salon hjælper iværksætterne, mens de bruger systemet, og teamet har været meget tilfreds med, hvor hurtigt Book Salon hjælper med eventuelle systemproblemer.

"Vi har altid fået hjælp og svar fra kundeservice meget hurtigt. Der er også blevet lyttet til vores udviklingsforslag, og mange af dem er allerede blevet implementeret", konstaterer gruppen tilfreds.

I 2020 blev Hiusviisikko Book Salon PRO-kunder. Det vigtigste er, at skiftet af systemerne skete i etaper, som passede til deres salon. Først fra en papirkalender til et gratis elektronisk bookingsystem. Derefter blev kasseapparatet og betalingsterminalen fuldstændig opgraderet til Book Salon's elektroniske system. Nu sørger Book Salons altomfattende system automatisk for f.eks. kasserapporter for alle medarbejdere, og de behøver ikke længere at bekymre sig om indtastningsfejl i betalingsterminalen.

"Søndagene er nu fri, og tiden kan bruges på de vigtige ting" siger de med glæde i stemmen.

Kortafregninger kommer hurtigt i løbet af 2 dage direkte til den enkelte iværksætters konto. Telefonbookinger tager ikke længere tid væk fra iværksætterne, og salonen oplyser, at antallet af opkald er faldet betydeligt.

"Opkaldene til vores salon er faldet med ca. 70 %, og den tid, der bruges på telefonen, er nu mindre end 10 minutter om dagen."

Det bedste af det hele er, at Hiusviisikko siger, at deres hverdag er blevet betydeligt roligere ved at bruge Book Salon-systemet.

"Jeg er meget roligere i disse dage, da Book Salon automatiserer tidskrævende opgaver fra en iværksætters hverdag, indrømmer et medlem af teamet."

FORTSÆT MED AT UDFORSK BOOK SALON

Udskiftningsguiden er skrevet til iværksættere, der ønsker at vækste deres virksomhed, ønsker at udskifte eksisterende systemer eller lære mere omkring Book Salons funktioner, og hvordan man udskifter systemer. Du kan også booke en gratis, remote demo. Ønsker du at udskifte papirkalenderen til et elektronisk booking system? Du kan starte allerede idag!